Zacznij od decyzji i granic oceny
Przed rozpoczęciem ustal, jaką decyzję ma wesprzeć raport i kto będzie go czytać. Zapisz systemy, wersje, środowiska i okres objęte oceną. Wskaż wyłączenia oraz sposób wyboru analizowanych elementów. Jasne granice pomagają odbiorcy zrozumieć, do czego może wykorzystać wnioski i jakie pytania wymagają dalszego sprawdzenia.
Pokaż podstawę każdego ustalenia
Przydatne ustalenie opisuje obserwację, materiały, które ją potwierdzają, i jej znaczenie. Oddziel to, co sprawdzono, od założeń i otwartych pytań. Wyjaśnij możliwe skutki oraz warunki, w których mają znaczenie. Jeżeli materiałów brakowało lub były sprzeczne, zapisz ograniczenie. Odbiorca powinien wiedzieć, na czym opiera się ocena. Powinien też rozumieć, które pytania wymagają dodatkowych materiałów lub dalszego przeglądu.
Ustal kolejność działań i odpowiedzialność
Lista problemów nie wyjaśnia, od czego zespół powinien zacząć. Dla każdego zalecenia zapisz uzasadnienie, priorytet, zależności i proponowaną odpowiedzialność. Określ sposób sprawdzenia wykonania działania. Osoby odpowiedzialne i decyzje wdrożeniowe zatwierdza klient. Raport powinien ułatwiać omówienie tych decyzji oraz pokazać, które działania zależą od wcześniejszych zmian.
Uwzględnij kierownictwo i zespół techniczny
Podsumowanie dla kierownictwa powinno zbierać istotne ryzyka, warianty i decyzje. Opis techniczny powinien umożliwiać upoważnionym osobom przeanalizowanie wyników i zaplanowanie pracy. Uzgodnij odbiorców poszczególnych części oraz sposób postępowania z informacjami wrażliwymi. Podsumowanie musi zachowywać zgodność z materiałami z analizy i jej ograniczeniami.
Omów raport wspólnie
Podczas omówienia sprawdź założenia, wyjaśnij otwarte pytania i ustal kolejne kroki. Dalszy przegląd może objąć wybrane zmiany według uzgodnionych kryteriów. Osobiście prowadzę ocenę, przygotowuję raport i omawiam zalecenia. Publiczny opis pokazuje strukturę raportu. Wszystkie informacje ze współpracy pozostają między mną a upoważnionymi odbiorcami po stronie klienta.